Onboarding : les meilleures pratiques pour une intégration réussie

Onboarding

Publié le : 28 février 20235 mins de lecture

En matière de gestion des ressources humaines, l’intégration d’un nouveau collaborateur s’avère encore un processus parfois mal maîtrisé. Après le choix du candidat, le recrutement d’un salarié va bien au-delà avec, après l’accueil, l’intégration des connaissances, la prise en main du poste jusqu’à l’adoption des codes de l’entreprise. Pour éviter des déconvenues susceptibles de provoquer le départ de votre collaborateur, quelques bonnes pratiques sont à mettre en place les premiers mois suivant l’embauche.

Anticiper l’arrivée du nouveau salarié

Il est important que l’équipe de management en charge de la gestion des ressources humaines réfléchisse en amont aux différentes actions de onboarding à mettre en œuvre pour favoriser la prise de poste et l’intégration du nouveau collaborateur. Pour qu’il se sente attendu, il doit disposer d’un bureau avec un espace adapté aux missions de son poste. Avant son arrivée toute la partie logistique doit être réglée. Il est essentiel qu’il dispose dès le premier jour d’un ordinateur, d’une ligne téléphonique, d’un badge d’accès, de ses codes… Tous ces points conjugués participent à aider le nouvel arrivant à se sentir intégré. D’un point de vue administratif, tout doit être réglé et son contrat clairement rédigé avec notamment les éventuelles périodes de télétravail. Le détail de ses missions ont fait l’objet d’un écrit afin que ne subsiste aucune ambiguïté. Il est toujours préférable de fixer une date de prise de fonction un jour (voire une période) où les autres managers et collaborateurs se trouvent le plus disponibles.

L’accompagnement pendant les premiers jours de la prise de fonction

Le premier et les jours suivant l’embauche du collaborateur vont être décisifs au regard de son intégration. C’est pendant ces quelques heures que le nouveau ou la nouvelle venu(e) va  » ressentir  » l’entreprise et se forger une première impression. Dans la plupart des cas cette première impression est celle qui perdure. Souhaiter la bienvenue est essentiel pour le salarié qu’il convient de mettre à l’aise. Les personnes ayant suivi le processus de recrutement doivent être là pour lui indiquer son espace de travail avant de le présenter à toute l’équipe, voire à toute l’entreprise selon le cas. Une personne spécialement désignée (un membre du service ou de l’équipe) peut ensuite prendre le relais pour répondre à toutes ses interrogations et notamment lui présenter les différents interlocuteurs avec lesquels ils sera amené à échanger ainsi que les différents services ou prestations annexes de l’entreprise comme le Comité d’Entreprise par exemple. Ces pratiques facilitent l’intégration d’un nouvel arrivant dans l’entreprise car elles visent à lui faire comprendre tout l’intérêt qui est porté à sa prise de poste. Le fait de se sentir légitime dans sa nouvelle équipe favorise son adaptation rapide et joue un rôle clé dans son efficacité future.

Prévoir un suivi régulier

Il ne suffit pas de bien intégrer un nouveau collaborateur, encore faut-il veiller à ce que le processus d’onboarding se déroule correctement. Pour cela un suivi avec des points réguliers est essentiel pour maintenir un bon niveau de communication et rectifier quelques axes qui nécessitent des améliorations. En effet, débuter de nouvelles fonctions exige d’assimiler un grand nombre d’informations. Se sentir seuil et en difficulté peut nuire à une bonne assimilation et mise en pratique de ce qui est attendu. Certaines entreprises organisent régulièrement des séminaires de Teambuilding appelés aussi séminaires d’intégration. Ils ont lieu hors les murs de l’entreprise, souvent dans un cadre très agréable et réunissent pendant un ou plusieurs jours les derniers arrivants au cours d’un évènement convivial. Ces séminaires se révèlent particulièrement efficaces pour la cohésion d’équipe.


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